כמה זמן לשמור מסמכים & מה לגרוס

נייר הוא כאב, וניהול מערכת הגשת הביתה יכול להיות גרור, אבל כמה מסמכים אתה באמת צריך להיאחז כי אתה אף פעם לא יודע מתי אתה צריך אותם. הנה פריימר על כמה זמן לשמור מסמכים וכאשר אתה מסיים איתם, אילו מהם אתה צריך לגרוס. זה אמור לשמש מדריך עזר מהיר ליצירת ושמירה על המעבדה הביתית תיוק המערכת.

ראשית, חשוב על קיצוץ בכמות הנייר שתקבל ואתה בסופו של דבר שיש לגרוס או קובץ פחות.

משמעות הדבר היא להיפטר דואר זבל, להירשם עבור חשבונות דואר ולא לקבל פליירים, קופונים אתה לעולם לא להשתמש, או ephemera אחרים אתה מרגיש כאילו אתה צריך להיאחז כאשר אתה יודע שאתה באמת לא.

אם אתה באמת נאבקים עם נייר העומס עד לנקודה שבה אתה מרגיש כאילו אתה יכול להיות אגירה אותו , להגיע אל מקצוען אשר יכול להדריך אותך בתהליך decluttering.

השלב השני הוא לוודא שיש לך מערכת ניהול דואר טוב במקום. ככל שתטפל באופן יעיל יותר בדואר שאתה מגיע אליו, כך תידרש לעתים קרובות יותר לבצע הגשה גדולה / רטוש / מיחזור.

הגדרת מערכת תיוק אלקטרונית

להיפטר הגשת נייר שלך על ידי הגדרת מערכת תיוק אלקטרונית תחסוך לך מקום להיפטר לך נייר העומס. זה ניצחון. כיום, מערכת תיוק אלקטרונית עושה הרבה חוש. כדי להתחיל, אתה צריך סורק מקום לאחסן את הקבצים שלך, מערכת תיקיות במחשב או בענן, וכן כונן קשיח חיצוני.

הגדרת תיקיות כלליות עבור סוגים שונים של מסמכים (דוגמאות: משק בית, מסים, אוטומטי, תעודות לידה וכו ') אתה לא צריך לקבל מדויק מדי עם אחסון מסמך מאז מערכות תיוק אלקטרוניות ניתן לחיפוש.

לאחר מכן, סרוק כל מסמך ואחסן בתיקיה בהתאם לתוכן.

שמירת עותקים של מסמכים חשובים

עבור מסמכים חשובים שלך סופר, מומחים ממליצים לשמור עותקים.

זה יכול להיות שמירה על עותק אחד שלך אחסון ענן ועוד על כונן קשיח. זה יכול גם מתכוון לשמור עותק אחד בתיק האלקטרוני שלך אחד עותק קשיח בכספת חסין אש.

שמור מסמכים אלה לנצח

מסמכים אלה יש לאחסן לנצח:

• רשומות אקדמיות - דיפלומות, תמלילים וכל עבודת תיק אשר ניתן להשתמש בהם בעתיד בעת הגשת מועמדות לעבודה.

• אימוץ ניירות

• תעודות טבילה

• תעודות לידה

• תעודות פטירה - ייתכן שיהיה צורך למטרות מס.

• רשיונות נהיגה

• רשומות תעסוקה - כל סעיפים, הסכמים, קבצים משמעתיים וסקירות ביצועים.

• תעודות נישואין

• מסמכים רפואיים

• רשומות צבאיות

• דרכונים

• פרישה פנסיה רשומות

• כרטיסי ביטוח לאומי

• וילס

שמור לתקופה קצרה יותר של זמן

מסמכים אלה ניתן לגעת בהם לעתים קרובות מדי חודש או שבועי:

• דוח בנק - חודש

• שטרות - 1 שנה עבור כל דבר המס או אחריות בנושא, כל שאר החשבונות צריך לגרוס ברגע שהם כבר שילמו.

• כרטיס אשראי חשבונות - לגרוע מיד כאשר שולמו.

• קבלות שיפוץ הבית - שמור עד הבית נמכר.

• רשומות השקעה - 7 שנים לאחר שסגרת את החשבון או מכרת את האבטחה.

• חכירה - שמור עד שתעזוב וקיבלת את ההפקדה בחזרה מן בעל הבית.

• Paychecks / Pay Stubs - שנה אחת עד שקיבלת את W-2

• תקבולי מכירות - שמור על חיי האחריות. ברור, זה חל רק על רכישות גדולות כמו מכשירים ואלקטרוניקה. אני בדרך כלל לשמור קבלות על דברים כמו מצרכים ובגדים רק כל עוד אני יודע שאני לא צריך את הקבלה עבור החזרה.

• מסים - 7 שנים כולל הגשת שלך וכל המסמכים הנלווים כמו W-2s וקבלות.

• רכב רשומות - שמור עד סירה, מכונית או אופנוע נמכר.

כיצד להיפטר מסמכים

רטוש מסמכים היא הדרך העיקרית להגן על עצמך מפני גניבת זהות. (קרא את הראיון שלי עם מומחה האבטחה ג'יי פולי על איך להגן על עצמך מפני גניבת זהות). תוהה מה לגרוס? הכלל הוא כל דבר עם המידע הבא צריך להיות לגרוס: מספרי חשבון, תאריכי לידה, שמות נעורים, סיסמאות וסיכות, חתימות, ומספרי ביטוח לאומי.

שוב, אלה הם לא brainers.

הנה הבסיס:

אם המסמכים עדיין "פעיל" כלומר, אתה צריך להחזיק אותם על הפניה להקים מערכת פשוטה הגשת הביתה. משמעות הדבר היא הגשת מסמכים לפי נושא ולאחר מכן רטוש אותם פעם הם כבר לא בשימוש.

אילו מסמכים לגרוס

אם סיימתם את המסמכים האלה ולא צריך אותם יותר, הנה מה לגרוס (כל השאר - כמו ניירת - אתה יכול פשוט למחזר).

• קבלות כספומט

• הצהרות הבנק

• עותקים של תעודות לידה

• מבטל ובוטל

• חשבונות כרטיס אשראי

• דוחות אשראי

• רשיונות נהיגה (פג)

• תעסוקה מסמכים שיש להם כל זיהוי

• פג תוקף דרכונים ואשרות

• חשבון השקעות #s

• מסמכים משפטיים

• השקעות, מניות ועסקאות רכוש

• פריטים עם חתימה (חוזי שכירות, חוזים, מכתבים)

• מזוודות תגים

• רשומות רפואיות ורפואת שיניים

• ניירות עם מספר ביטוח לאומי

• סיסמאות או מספרי PIN

• דלי תשלום

• יישומי כרטיס אשראי מאושרים מראש

• תקבולים עם מספרי חשבון, מספרי כרטיסי אשראי או כל מידע מזהה אחר

• טופסי מס

• תמלילי זיהוי עם פרטים מזהים

• נסיעות מסלולים

• כרטיסי טיסה משומשים

• חשבונות השירות (טלפון, גז, חשמל, מים, טלוויזיה בכבלים, אינטרנט)

ודא שיש מערכת תיוק גמישה להגדיר לשמור מסמכים אלה לבדוק ו לגרוס אותם כאשר הם כבר לא נחוץ.

כל דבר שאתה מתכנן לשמור צריך להיות פעולה, מאורגן והגישו. אני אוהב את מערכת תיוק הביתי שלי.