Friday of 07
כיצד להגדיר נייר הגשת + מערכת אחסון זה יעבוד בשבילך לנצח
תמונות של המאבק הוא אמיתי: ניהול ניירות ועומס נייר הוא pits.That למה זה חיוני כדי להקים קל, הניתן להגשה הביתה מערכת שתשתמש בפועל. היום, זה מה שאנחנו הולכים לעשות, ביחד.
מטרה
למד כיצד להגדיר מערכת תיוק הביתה תשתמש בפועל למשך שארית חייך. זה צריך להיות גמיש כדי להתאים לשינויים באורח החיים, וזה צריך להיות פשוט אז אתה באמת לשמור את זה.
מה אתה צריך
- ארון תיוק או תיבת קובץ
- תיקיות קבצים תלויים (אני אוהב את אלה צבעוניים אשר בתמונה לעיל)
- מחזיק קובץ שולחן העבודה
- Shredder
- סל מיחזור
- תיקיות קבצים
- תווית Maker או עט
תִזמוּן
זהו פרויקט סוף שבוע. אנחנו לא ממליצים להתחיל את זה על שבוע אחרי יום ארוך של יום עבודה / בית הספר, וכו 'התחל את זה ביום שבת או יום ראשון בבוקר חמושים עם כוס קפה או תה, ואת זה תן ¯ s- לקבל את הגישה הזאת.
02 of 07
לאסוף את כל המסמכים יחד במקום אחד
סטיב Heap / Getty תמונות הצעד הראשון בהגדרת מערכת תיוק הביתה הוא corral כל הקבצים שלך ואת המסמכים לתוך אותו שטח, כך שתוכל למיין, למחזר ו לגרוס. לאחר הכל במקום אחד יש את היתרונות הבאים:
- זה ישמור אותך ממוקד על המשימה בהישג יד. כאשר אתה מנסה להשיג משימה שאתה לא מתרגש (כמו הגשת), כל תירוץ כדי לשוטט ולהתחיל על פרוייקט חדש אחר. אם יש לך את כל האספקה שלך (המפורטים כאן) ואת כל הניירות שלך במקום אחד, אתה באמת אין תירוץ אבל לחפור פנימה.
- אתה תהיה יסודית יותר. ביצוע מטאטא של הבית שלך מלפנים אומר שאתה לא צריך לחזור על המשימה בעוד כמה שבועות, כאשר אתה מוצא ערימה נשכחת של ניירות בחדר הכביסה.
כמה מקומות לחפש ניירות (מלבד מגירות השולחן שלך ברור, ארונות תיוק ערימת דואר):
- הסלון. ניירות נוטים להתערבל בסלון כי לעתים קרובות אין לנו מושג מה לעשות איתם. זו הסיבה שאתה צריך תמיד לשים ניירות אתה לא בטוח מה לעשות עם עדיין את הדואר שלי בתיבה.
- שקיות . תרמילים, תיקי עבודה, שקיות יד, תיקי ספורט ומזוודות.
- המטבח. ערימות נייר יש דרך לסיים במטבח. הסיבה לכך היא שהמטבח הוא המקום הראשון בו אנו פונים אל הדלת.
אז, לאסוף את כל הניירות שלך ולאחר מכן ...
בחר נקודה טובה עם משטח קשה שבו אתה יכול ליצור 5 ערימות. זה יכול להיות שולחן המטבח, המיטה בחדר האורחים, או שולחן העבודה שלך אם זה מספיק גדול. אם אין לך משטח מספיק גדול, הרצפה פועלת גם.
אם יש לך כל כך הרבה ניירות ערימות שלך עלול ליפול מעל, ולאחר מכן להשתמש פחים או אפילו קופסאות קרטון. תווית אותם כדי לשמור אותם נפרדים כדי למנוע טעויות - כמו בטעות משליך מס של השנה שעברה לתוך תיבת "המיחזור".
03 מתוך 07
הפרד את המסמכים לתוך חמש קטגוריות
להפריד את כל המסמכים שלך לתוך חמש קטגוריות. תמונה / גטי עכשיו הגיע הזמן לרדת לעסקים. אתה הולך לגעת כל נייר ולקבל החלטה על זה.
כלל: עליך לקבל החלטה על כל פיסת נייר. זה הולך להיכנס לאחד 5 קטגוריות אלה:
פעולה: ניירות עליך לנקוט פעולה ולאחר מכן להשליך. אל תבלבל אלה עם מה שאנחנו מתייחסים בקטגוריה להלן כמו "משק הבית". מסמכים ביתיים מוגשים לצמיתות, קבצי פעולה הולכים לשמש פעם אחת ולאחר מכן נמחק.
דוגמאות: הזמנות, כרטיסי חניה, תזכורות לפגישות, שיעורי בית, חשבונות וכו '.ארכיון: מסמכים או מסמכים אתה צריך לתלות על אבל אתה לא צריך התייחסות או להשתמש יותר מפעם אחת או פעמיים בשנה.
דוגמאות: החזרי מס, רשומות רפואיות, רשומות אקדמיות, הוכחה שהשתתפו בחובות המושבעים, מעשים, חוזי שכירות, חוזים וכו '.משק הבית: אלה הם המסמכים שבהם אתה משתמש כדי לשמור על הבית שלך (ואת החיים) פועל.
דוגמאות: קופונים, מתכונים, ספרי משתמשים, קבלות למסים של שנים, מסמכים לקראת נסיעה ועוד.מחזר: ניירות ומסמכים שאינם נופלים לאף אחת מהקטגוריות שלמעלה ולא מכילים מידע אישי.
דוגמאות: דואר זבל, גליונות עבודה מסמינר שאינך מעוניין בו עוד, עיתונים, מגזינים, שיעורי בית ישנים שאינך צריך, מעטפות שימושיות וכו '.Shred: ניירות ומסמכים שאינם נופלים לקטגוריות 1-3 אך מכילים מידע מזהה אישי.
דוגמה: הצעות בכרטיס אשראי, דוחות בנק ישנים, חשבונות וכו '.
04 of 07
Declutter + מחק מסמכים וקבצים אתה כבר לא צריך
תמונות ערימת הגדול ביותר שלך יהיה למחזר. למחזר אותם הראשון - את האובייקט כאן היא להקטין את כמות הנייר אתה מתמודד עם מהר ככל האפשר.
לאחר מכן, לגרוס את המגרסות - זה צריך לכלול כל דבר שמזהה אותך מעבר השם והכתובת שלך.
לחלופין, זה משמר שלך מזהה רולר מחנות מכולה הוא מאוד במחיר סביר מאוד מעשי עבור אלה שנמאס להם ריבה המגרסה שלך. בדרך זו אתה יכול פשוט חותמת מעל מידע מזהה שלך למחזר דואר ומסמכים עם מידע אישי עליהם במקום רטוש.
עכשיו שיש לך זרק את הזבל, הגיע הזמן לרדת כדי להקים מערכת כי הוא:
- קל לשימוש, כך תוכל להשתמש בו בפועל;
- גמיש מספיק כדי להתאים את השינויים בחיים ופרוייקטים חדשים; וכן,
- מאובטח כך כאשר אתה צריך למצוא משהו מהר, אתה יכול למצוא אותו.
היופי כאן הוא שאתה יכול לשבור את הקטגוריות האלה בהמשך בהתאם לכמות הנייר שמגיעים פנימה והחוצה של הבית או המשרד.
05 מתוך 07
הגדרת קובץ ארכיון עבור מערכת הבית שלך הגשת
קרוליין הבארד / גטי זה די קל להחליט אילו ניירות להיכנס לקובץ ארכיון שלך. אלה הם המסמכים החשובים ביותר שיש לך. הם הוכחה לך ולמשפחתך קיימים, לשלם את המסים שלך, בתים פרטיים ומכוניות, בוגר מכללה, יכול לנסוע מחוץ למדינה שלך על דרכון או ויזה. אם אתה בעל עסק או בעל נכס אחד או יותר, קובץ זה יהיה גדול עוד יותר.
הנה רשימה של יסודות שיש לשמור בקובץ זה:
- החזרי מס
- מסמכים רפואיים
- רשומות אקדמיות
- הוכחה שהשרתת חבר מושבעים
- מעשים
- חכירה
- חוזים
- דרכונים
- כל כך כרטיסי אבטחה cial
- - רשומות תעסוקה
- תעודות טבילה
- ביטוח חיים / פרישה מסמכים
שמור מסמכים אלה בתיבה קובץ בתיקיות שכותרתו. שקול לקנות תיבות חסינות אש ברגע שאתה מתחיל לרכוש יותר "דברים" כדי לשמור על בטוח.
לשמור את הקבצים אתה משתמש לעתים קרובות (aka כמה פעמים בשנה) בחזית. התנגדו לדחף לארגן מחדש את החלל הזה, כי אם אתה מקבל ספציפי מדי זה בעצם עושה את זה קשה יותר למצוא דברים כאשר אתה באמת, באמת צריך אותם. בדרך כלל, אם אתה טובל לתוך קובץ ארכיון שלך, אתה באמת, באמת צריך את פיסת נייר אז לעשות את זה קל על עצמך ככל האפשר.
הנה הקטגוריות שלי:
- אקדמי
- אוטו
- תעסוקה
- כַּספִּי
- בְּרִיאוּת
- תְעוּדַת זֶהוּת
- ביטוח
- נדל"ן
ארגן אותם לפי סדר אלפביתי, אך שמור את קובץ הזיהוי מראש. זה יש דברים כמו תעודת הלידה שלך, דרכון, כרטיס ביטוח לאומי ותעודת הטבילה. זה גם שם אתה צריך לשמור על הרישיון הנישואין שלך.
כדי לאחסן את הניירות האלה, לשקול מאוד גבוהה אבטחה שטר תיבת אשר פחות מ 50 $, הוא ערך גדול *. אפשרות נוספת היא תיבת מרשם אבטחה גבוהה. זה נועד עבור ציוד רפואי, אבל יכול בקלות להחזיק כמה לא יכול לאבד ניירות.
אתה יכול להגדיר בעצמך DIY הקובץ שלך, או שאתה יכול להשתמש FileSolutions הבית הגשת המערכת.
* אם אתה מאבד את הקבצים האלה, אתה תהיה בסופו של דבר לשלם הרבה, הרבה יותר כדי לקבל עותקים מ רשמים, העיר / פקידים העיר, מוסדות אקדמיים, וכו ', אז 50 $ הוא שווה, השקעה חכמה.
06 מתוך 07
סדר קובץ משק הבית
סאפינגטון טוד / גטי הנה כלל אצבע טוב עבור מה שאתה צריך לאחסן לתוך קובץ הבית שלך: כל מה שאתה עשוי להזדקק בעתיד, אבל אתה לא צריך לנקוט פעולה על עכשיו, זה לא שייך בקובץ הארכיון שלך. השתמש בקובץ הבית שלך (שנקרא חוברת עבודה ביתית) כדוגמה כדי לקבל מושג טוב יותר על מה לאחסן בקובץ זה ומה לא.
ראשית, במקום תיבת קובץ או סל, יצרתי קלסר עם חלקים ולאחר מכן בכיסים לאחסן דברים כמו קופונים וכרטיסי מתנה. ניתן להשתמש בקושר זה ויש בו חלקים עבור הפריטים הבאים:
- קופונים / קבוצות
- כרטיסי ברכה
- מסמכים לטיולים / נסיעות עתידיים
- הנחות שלחתי ואני מחכה לקבל את ההמחאה שלי בחזרה
- תקבולים לפריטים גדולים כמו מכשיר או רהיט גדול
- יש לך כיס עבור כל כרטיסי rewards שלך
- הערות וחומרי עזר לפרויקטים עתידיים שאתה עובד עליהם
- מתכונים *
- תקבולים למסים
- פוליסות ביטוח רכב / בית / שכור
אתה יכול כנראה רק לסרוק את רובם לתוך חשבון Evernote , אבל אז כאשר אתה צריך אותם היית צריך להדפיס את זה שוב, אז קובץ זה מחברת זה ולקרוא את זה משק הבית שלך חוברת.
* שמור על קובץ נפרד עבור מתכונים אתה רוצה לחזור יום אחד אבל לא.
07 מתוך 07
הגדרת קובץ פעולה
אוטאמארו קובץ הפעולה הם המסמכים שאתה צריך לנקוט פעולה ולאחר מכן להשליך. כל מסמך או נייר שיש להגישו לצמיתות או לתקופה ארוכה של זמן (מעל חודש), ככל הנראה שייכים לקובץ הבית שלך.
קובצי פעולה הם:
- הולך לשמש פעם אחת ולאחר מכן נמחק; אוֹ,
- קבצים אתה מחכה לנקוט פעולה.
השתמש בתיבה כדי להחזיק את הניירות האלה, במיוחד, ואנחנו ממליצים על תיבה זו. בחר כתום כי זה צבע נוצץ וחשיבה היא, זה יביא לך לעבור את התיבה לפחות פעם בשבוע. זה גם יכול להכפיל את תיבת הדואר שלך כדי לעזור לנהל את הדואר .
הנה דוגמאות למה לשמור בקובץ הפעולות שלך:
דואר נכנס:
- כל מה שתקבל בדואר ייכנס לקובץ זה
- כל פיסת נייר שמישהו נותן לך או שאתה תופס ודוחף בתיק שלך נכנס לכאן
פריטי לוח שנה:
- הזמנות לאירועים קרובים וכל הכיוונים או כרטיסי התגובה שמגיעים איתם
- חשבונות לשלם ולאחר מכן לגרוס או למחזר
- הרשאה מחליקה כדי לחתום
- תזכורות למינוי
פריטים שיש לשלם:
- כרטיסי חניה לשלם
- חשבונות לשלם
פריטים אתה ממתין ב:
- תקבולים עבור כל מה שרכשת לאחרונה במקרה שתחליט לחזור. לדוגמה, אם אתה מקבל חבילה אמזון, אתה זורק את החבילה האריזה בסל זה במקרה המוצרים לא מסתדר ואתה צריך להחזיר אותו. כנ"ל עבור חבילות אחרות שאתה מקבל.
- קבלות על כל מה שאתה מחכה. לדוגמה, אם הגשת הצעת חוק חברת הביטוח שלך ואתה מחכה החזר, זה הולך בקובץ זה. אם החזרת משהו ואתה ממתין לראות את ההחזר הכספי מופיע בהצהרת הבנק או בכרטיס החיוב של כרטיס האשראי שלי, הוא יופיע בתיבה זו.
אתה יכול לשבור את הקובץ לקטגוריות נוספות, אבל זה פשוט יותר פשוט לזרוק הכל בתיבה זו ולאחר מכן לעבור את זה פעם, פעמיים או שלוש פעמים בשבוע. בשלב זה אתה יכול למחזר או לגרוס כל מה שאתה כבר לא צריך, קובץ כל דבר שייך ארכיון או משק בית פעולה כל דבר שצריך להגיב. המטרה היא לשמור את הקובץ הזה קטן ככל האפשר.
אבל ... הטריק הוא שאתה צריך לעבור את הקובץ הזה לפחות פעם בשבוע, רצוי לעתים קרובות יותר. אני ממליץ מאוד להוסיף משימה זו לתוך אישי שלך שבועי ארגון שגרה , בדרך זו אתה הגשת ואחסון כמות קטנה יחסית של ניירות פעם בשבוע ולא