האם הניסיונות שלך לחסל את העומס נייר נוטים להיכשל? או שאתה overwhelmed מדי על ידי כמות ניכרת של ניירות על השולחן שלך אפילו לנסות? ייתכן שאתה עושה כמה טעויות מובנות אבל חבלה עצמית. המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד למנוע את השגיאות הנפוצות ביותר שאנשים עושים בעת ניהול נייר העומס.
1. לא לחסל דוחות נייר
ייתכן עדיין צריך לקבל כמה הצעות בדרך המיושנת, אבל רוב כלי עזר להקל על המעבר לחיוב ללא נייר.
בזמן שאתה על זה, לראות איפה עוד אתה יכול לקצץ על נייר עודף. אם אתה מקבל קטלוגים אתה אף פעם לא להעיף מבט, לקחת כמה דקות כדי ליצור קשר עם החברות ולבקש להסיר את הרשימות שלהם. אם אתה מנוי על מגזינים ועיתונים מרובים, לחשוב על אילו אתה מעדיף לקרוא בהדפסה ואילו מהם לא אכפת לך לקרוא באינטרנט.
2. הניירת ניירות נערמים
זה הולך על מסמכים שאתה לא רוצה (למשל דואר זבל), כמו גם אלה שאתה צריך (למשל חשבונות). ככל שאתה ממתין יותר להתמודד עם אלה, כך גדל הסיכוי שלעולם לא תעשה את זה, וכתוצאה מכך החמיצו תשלומים או תיבות מלא בשווי שנה של יום ראשון בניו יורק טיימס. הדרך הקלה ביותר לנהל את הדואר שלך היא להתמודד עם הכל ברגע שזה מגיע. באשר לניירות אתה צריך לזרוק, לעשות מיחזור משימה מתוזמנת באופן קבוע, לא רק משהו שאתה עושה כאשר הניירות מאיימים לקבור אותך.
3. לאחר מערכת תיוק מטרידה או לא קיימת
אם אין לך מקום לאחסן את המסמכים שאתה צריך ולא דרך קלה להיפטר אלה שאתה לא, אתה בטח רק מחסנית אותם כל מעלה נפשית אותם תחת "כדי לטפל ... יום אחד." הימנע זה על ידי יצירת מערכת המתאימה לך, בין אם זה אומר רכישת בית הספר הישן תיוק, סורק אמין או המגרסה.
4. לא שיש משגר Pad
משטח השיגור הוא שטח ייעודי ליד הדלת הקדמית שלך שבו הדברים שאתה צריך כל יום, מפתחות, משקפיים, וכו '- נשמרים בכל פעם שהם לא בשימוש. משטח השיגור לא יעזור עם כל סוגי העומס נייר, אם כי היא דרך מצוינת לוודא דואר יוצא יוצא מהבית.
מה שחשוב הוא המושג של משטח השיגור, ואת ההרגלים שהוא עוזר לך לפתח.
בעיקרו של דבר, כרית ההשקה עושה את זה קל לעשות את אותו הדבר באותו אופן בכל יום. לתלות את המפתחות במקום מסוים ברגע שאתה נכנס פנימה הוא אותו סוג של התנהגות כמו לזרוק דואר זבל ברגע שאתה מקבל את זה, או פתיחת דואר חשוב במועד. כאשר אתה חושב על משימות אחרות הקשורות היומי, כמו מיון הדואר שלך, הם יכולים להיות חלק של המערכת.
5. להיות מעורפל
זה אחד שאני אשם בו. הנה דוגמה: בתיבה הקובץ שלי, יש לי תיקיה המסומנת "מכונית". כלומר, אם אני צריך לחפש את כותרת המכונית שלי, אני צריך לעבור דרך קבלות שירות המכונית, מסמכים על ביטוח הרכב, מידע על המכונית הישנה שלי אני כבר לא לבד, וכן הלאה. (יש לי גם תיקיה מסומנת "שונה". זה אסון מארגן מחכה לקרות.)
כאשר ארגון ניירות שאתה צריך לשמור, עדיף להיות ספציפיים וברורים ככל שתוכל. הצגת תיקיות עם תוויות כמו "ביטוח רכב", "אחזקת רכב", ו "מכונית פיננסית" יעשה שימוש במערכת שלי תיוק הרבה פחות של מטלה.
אתה יכול גם לצמצם את כמות טובה של נייר עודף על ידי למידה כמה זמן אתה צריך לשמור מסמכים .
אם אתה אחסון מסמכים מיושנים, כי אתה לעולם לא להשתמש שוב, סוף סוף להיפטר מהם יהיה לחתוך הרבה העומס מתוך החיים שלך.