בעבודה שלי היום אני עובד בתקשורת, בעיקר בארגונים ללא כוונת רווח. חלק מהעבודה שאני עושה כולל הבטחת שיש לנו אסטרטגיה עבור תקשורת פנימית וחיצונית. זה כולל גם פיתוח תוכנית עבור מהלך המשרד , אשר הארגון הנוכחי שלי מתכנן לעשות בששת החודשים הקרובים.
אמנם אתה חושב שיש כל כך הרבה שלבים לתכנון בצעד המשרד כי אין לך זמן אפילו לשקול תקשורת, אתה באמת צריך לקחת יום או יומיים כדי ליצור אסטרטגיה המשרד כי ישמור הן עובדים והן לקוחות מודעים מהשינויים הצפויים .
נתחיל עם עובדים מאז הם מושפעים ישירות על ידי המהלך .
תקשורת פנימית צריכה לכלול הודעות מפתח אלה:
- ציר זמן ברור: הקפד לרשום את כל שלבי המפתח של מהלך כך שכולם יודעים למה לצפות ומתי.
- הוראות אריזה: לספק צוות עם הוראות כיצד לארוז את המשרדים שלהם או תאים לתנועה . זה אמור לכלול היכן להגיע חומרי האריזה , מה הם אחראים על האריזה מועדים.
- הודעה מוקדמת על סגירת משרדים : במהלך המעבר, ייתכן שיהיה עליך לסגור את המשרד כדי לאפשר את האריזה הסופית והעברה של ציוד משרדי ורהיטים. ודא הצוות שלך מודע לתאריכים אלה ואם וכיצד העסק ימשיך במהלך המהלך וכיצד זה ישפיע על לוח הזמנים העבודה שלהם עומס העבודה.
- תוכנית משרדית חדשה: הצוות ירצה לדעת מוקדם כיצד ייראה המרחב החדש וכיצד יוקמו המשרדים. האם הם עדיין יש מקום משלהם או שהם עכשיו להיות בתא או לפתוח תוכנית הרצפה? הקפד ליצור דרך להודיע לצוות כיצד שטח העבודה שלהם עשוי להשתנות.
- המיקום החדש, חניה אפשרויות נסיעה: לספק את הצוות עם כל המידע הדרוש להם על המיקום החדש, כך שהם יכולים להכין תחבורה למרחב החדש.
לאחר שתקבע את כל הודעות המפתח, עליך לקבוע מהי הדרך הטובה ביותר להעביר הודעות אלה. השיטה שבה אתה משתמש צריכה להיקבע על פי סוג ההודעה.
לדוגמה, את ציר הזמן יכול בקלות להיות מועברת באמצעות אינטראנט החברה שלך; ואילו, סגירת המשרד עשוי להיות מוצג בצורה הטובה ביותר בפגישה צוות כדי להבטיח שאלות ניתן לשאול ענה.
דרכים להעביר מטרות לסגל:
- אינטראנט: עבור אותן חברות או ארגונים בעלי אינטרא-נט, זהו בדרך כלל הפלטפורמה הטובה ביותר עבור רוב ההודעות. זה מאפשר עדכונים קלים קבצים ומידע שמגיע לכל העובדים.
- פגישות אישיות: לא משנה מה המסר, פגישות צוות הם מקום טוב לעשות הכרזות ולאפשר לצוות הזדמנות לקיים דיון מלא. אתה יכול גם להשתמש בזמן הפגישה כדי לסקור כיצד מידע יתקשר אז הצוות יודע שהם יהיו מעודכנים.
- דוא"ל: בעוד הדוא"ל קל, זה לא הדרך הטובה ביותר להעביר מידע. אתה לא רוצה לשלוח הודעות דוא"ל רבות כל כך שאנשים לא יכולים למצוא את המידע כאשר הם זקוקים לו. אם אתה משתמש בדוא"ל, ודא שאתה משתמש בו רק כדי לאפשר לאנשים לדעת היכן הם יכולים לקבל את המידע.
- תיקיות נפוצות : אם אין לך אינטרא-נט, יצירת תיקייה משותפת בכונן רשת שכל אחד יכול לגשת אליו היא הדרך הטובה ביותר לאחסון מידע שאליו ברצונך לגשת.
- לוח מודעות: שטח פיזי שבו מידע פורסמה, היא דבר נהדר לעשות. לא רק אנשים יכולים לבדוק את זה לעתים קרובות, זה גם מספק מקום שבו אנשים יכולים לאסוף ולדון החששות שלהם.