משימות ניהול טיפים ישר מן המומחים
אז יש לך את כל הדברים האלה כדי לעשות כל יום ואת רשימת לעשות הוא מלא - איך אתה יודע מה לעשות הראשון, השני והשלישי?
די הרבה אנשים מרגישים כאילו יש להם יותר מדי לעשות ו מעט מדי זמן לעשות את זה. לעתים קרובות, ההרגשה המופרעת נובעת מחוסר יכולת לתעדף את כל המשימות הדוממות לכאורה. אם אתה מרגיש כמו שלך רשימת מטלות הולך וגדל על ידי רגע ואתה אפילו לא יודע איפה להתחיל, הנה איך לזהות, להעריך, ולתעדף את המשימות שלך.
1. צור רשימה
לפני שתנסה למיין את החובות שלך לפי סדר חשיבות, לקחת את הזמן כדי לאסוף רשימה מקיפה של כל מה שאתה צריך או רוצה להשיג. חלק את הרשימה שלך למקטעים עבור סוגים שונים של משימות. קטגוריות אלו עשויות לכלול:
משימות יומיות או שבועיות
אלה הם "דוס" יומיומי שיכול להיות אישי ( ארוחה תכנון קניות מכולת ) או עבודה הקשורים (מפגש צוות שבועי.) אם אתה כבר בצע שגרת היומיום , אתה תהיה מכיר את המשימות האלה; אם לא, זה זמן טוב ליצור אחד. מה שתכלול יכול להשתנות - אנשים מסוימים לא יראו צורך להזכיר לעצמם לבדוק דוא"ל או לקנות מצרכים, אך אחרים יעריכו את התזכורות המובנות לביצוע פעולות מסוימות בזמנים מסוימים או בימים מסוימים.
משימות עם מועדים
אלה, כמובן, צריך להיעשות על ידי תאריך מסוים דורשים הכנה מראש. דוגמאות יכול להיות נייר בית הספר כי בשל שלושה שבועות או צד אתה מתכנן במשך שישה חודשים מהיום.
סוגים אלה של משימות - הנקראים לעתים קרובות פרויקטים - יכולים להתפרק מאוחר יותר למרכיבים קטנים יותר - לדוגמה, "נייר כתיבה" עשוי להיות מחולק לקריאת הספרים הרלוונטיים, ארגון ההערות, כתיבת מתאר, כתיבת טיוטה ראשונה, וכך עַל.
משימות חוזרות
אלה אינם מתרחשים בתדירות יומית או שבועית, אך הם אינם פרויקטים חד פעמיים.
משימות חוזרות יכולות לכלול פגישות רופא שיניים או לעשות מסים רבעוניים שלך.
מוטיבציה עצמית, משימות הכרחיות
אלה משימות או פרויקטים שאתה יודע שאתה צריך לעשות, אבל אף אחד לא הולך לעשות אותך. לעתים נדירות, אם בכלל, יש מגבלת זמן מובנית. חשוב לשפר את אתר העסק הקטן שלך או למצוא ספק טיפול ראשוני חדש.
מוטיבציה עצמית, לא משימות הכרחי
אלה הם פעילויות מהנה יותר, כי בכל זאת נוטים ליפול על ידי צדדית כמו משימות אחרות, כמובן יותר הכרחית להקיף אותם החוצה. חשוב לקרוא להנאה או לעבוד על תחביבים.
יום אחד משימות
משימות אלה מסתובבות בחלק התחתון של רשימת המטלות או בחלק האחורי של המוח, אבל בדרך כלל אין צורך לעשות זאת בקרוב, או אי פעם. דוגמה: צבע את הרדיאטורים שלך.
2. ארגן את הרשימה שלך
לאחר שציינת הכל, אתה יכול להבין מה לעשות קודם ולארגן את לוח הזמנים שלך. (איך אתה עושה את זה פיזית - על גיליון נייר, מתכנן , יישום, לוח שנה מקוון, או אחרת - לא פחות מאשר אתה בוחר שיטה שעובדת לך וכי תשתמש). הנה כמה קריטריונים לחשוב על:
דחוף או חשוב
כל המשימות ניתן למיין לאחת מארבע קטגוריות. משימות דחופות וחשובות צריך להיעשות הראשון, בהקדם האפשרי; משימות דחופות אך לא חשובות ניתן להאציל אם אפשר, אבל אם לא, לוח הזמנים שלך צריך לכלול גמישות מספיק זמן נוסף כדי להתאים אותם כאשר הם צצים; חשוב אך לא דחוף משימות צריך להיות מתוכנן היטב מראש, כך שהם אינם דחופים; משימות שלא חשוב ולא דחוף יכול להיות מסולק, אם כי אם אתה נהנה מהם, הם צריכים להיות עבד לתוך לוח הזמנים שלך, כך שהם לא יהיו צפופים על ידי חובות תובעניים יותר.
הערכת ערך
אתה יכול לשפוט את הערך של משימה בכמה דרכים. אחד יכול להיות אם אנשים אחרים מושפעים, וכמה חשוב לאנשים האלה לך (אישור של הבוס שלך ושלומם של ילדים התלויים בך להיות חשוב יותר, למשל, את הדעות של קבוצה של זרים שהסכמת כדי להצטרף לפגישה.) אתה יכול גם להקצות ערך גבוה למשימות שאתה רואה משתלם בטווח הארוך, או שאתה פשוט למצוא מתגמל.
אחת ההתייחסויות שתיתקל בהן בעת קריאת משימות על סדר עדיפות היא כלל 80-20 או עקרון פארטו, הקובע כי 80% מההשפעות מגיעות מ -20% מהגורמים. זה עשוי או לא יכול להוכיח לך נכון, אבל זה תזכורת טובה לזהות מה אתה בעצם מבלה זמן על אשר המאמצים שלך משתלמים.
עיתוי וגמישות
לוח זמנים מתפקד מאפשר שינויים ומזהה מגבלות זמן. להיות מציאותי כאשר סדר עדיפויות ותכנון ימים שלך. במקרה של ספק, להעריך את הזמן שבו תנקוט משימה מסוימת.
אם שתי משימות הן בשל בעת ובעונה אחת, לבחור מה להתחיל עם תלוי איך אתה עובד הכי טוב. כמה אנשים מעדיפים לקבל את המשימה פשוטה יותר של הדרך להתרכז על אחד מורכב יותר; אחרים ירגישו בטוחים אם הם מתחילים במשימה קשה יותר קודם, ולקבל חלק או את כל זה נעשה לפני שתמשיך הלאה. זכור כי אתה לא צריך לקחת על עצמו משימה אחת או פרוייקט מתחילתו ועד סופו לפני שעבר על הבא - אלא אם כן, כמובן, אתה מוצא עבודה בדרך זו משפרת את הפרודוקטיביות.
הגבל את המשימות היומיומיות שלך ל -3 לכל היותר. היום יכול לכלול גם משימות קטנות יותר שגרתיות או פחות חשובות או דחיפות, אבל הטעינה על משימות גדולות תוביל כנראה ללחץ ואכזבה.
זכור כי סדרי העדיפויות יכולים להשתנות - אם הבוס שלך צריך לעשות משהו עכשיו, העדיפות הראשונה הקודמת שלך יהיה כנראה לקבל מכה השנייה. זה כל עוד סיבה לבנות יותר זמן לתוך לוח הזמנים שלך כדי לאפשר גמישות.
3. משימות אצווה
משימות batching הוא אחד היעילים ביותר, יעיל דרכים להשיג אלה נדנוד, לעשות את כל הזמן משימות לעשות. Batching פשוט אומר שאתה עובד על אותו סוג של משימה שוב ושוב לפני המעבר למשהו אחר. הצעד הראשון הוא לזהות משימות שאתה עושה שוב ושוב ולאחר מכן להגדיר זרימת עבודה פשוטה להם לעקוב. לאחר מכן, אתה להתמודד עם משימות אלה באותו זמן באמצעות זרימת עבודה זו.
Batching דורש השלמת משימות דומות הדורשות משאבים דומים ב "קבוצות" כדי לשפר את היעילות ואת הפרודוקטיביות.הנה כמה דוגמאות:
- שלם את כל החשבונות שלך באותו זמן
- פתח את כל הדואר שלך פעם בשבוע ולפעול במקום לתת לו מחסנית כל יום ולא להגיע אליו
Batching מאפשר לך להיכנס לחריץ עושה את אותה משימה שוב ושוב, כך שאתה לא צריך לבזבז זמן להבין הוראות או מה עליך לעשות הבא.
4. לחסל משימות
לאחר שציינת את כל המשימות שלך ומיינת אותם מהכי חשוב לפחות, זה יהיה ברור אילו משימות נמצאים בתחתית הרשימה. אלה יכולים להיות מואצלות לפעמים למישהו אחר, אבל אם זה לא אפשרי, אתה צריך להחליט אם לתזמן את הזמן עבור אותם או לחסל אותם.
ייתכן שיש לך משימות על הרשימה שלך כי אתה לא צריך לעשות או אפילו רוצה לעשות, אבל אתה מרגיש לחוץ להוסיף בשלב כלשהו (ללכת למכון כושר, להשתתף במועדון הספר.) אלה ניתן לבטל לחלוטין.
לבסוף, ניתן פשוט לעשות יותר מדי לעשות - אם אתה לא יכול לעשות הכל, להעריך את עומס העבודה שלך כדי לקבוע אם אתה רק צריך עוד קצת תרגול על סדר עדיפויות או אם יש לך להגיד למישהו שאתה כבר לא יכול להמשיך לעשות משימה מסוימת.