כולנו היינו שם. עשרים וחמש הזמנות יום הולדת שנשלחו לכיתה, מסומנות בבירור עם תאריך שבו RSVP, והיום בא והולך עם מעט - או לא - תשובה. אולי אתה צריך לתת לספור את הראש למקום המסיבה או לתכנן מספיק מזון למסיבה שלך בבית. אולי אתה רוצה להתאים אישית את טובות . לא משנה מה הסיבה, הצבת פתק RSVP בהזמנה אומר שאתה מצפה תגובה, ומאז היית אדיב מספיק להזמין מישהו, הם צריכים לחזור חסד עם תשובה פשוטה, נכון?
טוב, אולי לא בדיוק. כמובן, תמיד יהיו הורים שאינם RSVP רק בגלל שהם לא יכולים להיות מוטרד, אבל יש הרבה סיבות אחרות שאולי לא שמעתם מן ההורים האלה. ייתכן שחלק מהם אפילו לא ראו את ההזמנה. בשנים שלי כהורה לילדי בית הספר, הצלחתי להציל יותר ממזמין יום הולדת אחד מקומטת ומרופטת, שכבר עברנו את יום ההולדת, מהתהום בתחתית תרמיל.
הורים אחרים אולי לא ממש מבין מה RSVP אומר. פעם קיבלתי הזמנה למסיבת יום הולדת, כי היה תאריך RSVP על שורה אחת, ואחריו "רק מצטער" על השורה הבאה. כאשר התקשרתי לתת לאמא לדעת שאנחנו נשתתף, היא קוננה על כמה תשובות היא קיבלה. בטח, היה זמן שבו אמילי פוסט אולי השראה לכולם לדעת בצייתנות להגיב להזמנה, אבל בואו נודה בזה, רוב ההורים היום הם עסוקים מדי כדי לקרוא את כל הודעות הדוא"ל שלהם, שלא לדבר על להעיף את הדפים של מדריך נימוס נאות.
חזרה בימים שבהם כולם ישבו סביב קריאת אמילי פוסט, הם גם ידעו את כל האנשים שהם ביקשו להסכים לאירועים. אם כל אחד מהאורחים המוזמנים לא ענה, המארח המסיבה יכול פשוט להתקשר אליהם ולשאול אותם ישירות לקבלת תשובה. למסיבות יום ההולדת של הילדים, זה קל מספיק לעשות את אותו הדבר עבור חברים קרובים ובני משפחה (אם כי אתה לא צריך), אבל מדיניות בית הספר הנוכחית, הקוראת להזמין את כל הכיתה, בשילוב עם מדיניות בית ספר אחרת כי אינו מאפשר שיתוף מידע של הורים אחרים על הקשר, ואתה יכול לראות איך דילמה RSVP הכיתה כולה הפכה לדילמה מלכתחילה.
אז, מה זה תכנון המפלגה, אני באמת צריך- a-head-count ההורה לעשות? האמת היא, חוץ מאשר רק להזמין את הילדים שעבורם יש לך איזה מידע ליצירת קשר; אין דרך בטוחה להבטיח RSVP מכל מוזמן. יש, עם זאת, כמה שיטות אתה יכול לנסות לעזור לעודד תגובה טובה יותר.
- כלול אפשרויות תגובה דיגיטלית
כמה שנים אחורה, התחלתי להוסיף כתובת דוא"ל יחד עם מספר הטלפון לאחר תאריך RSVP. קיבלתי קומץ של הודעות דוא"ל - כל חרטות - כי אני מאמין שאולי לא קיבלתי אחרת באמצעות הטלפון. בשיחה מאוחרת יותר עם הורים אחרים, מתברר שאנשים רבים מרגישים מוזר לקרוא למישהו שהם לא יודעים לדחות הזמנה למסיבה. לא מעט, למעשה, אמרו שהם מרגישים את זה מגושם כי הם עושים תירוץ מלבד הסיבה האמיתית הם לא ישתתפו. אישי פחות (אני לא צריך ממש לדבר עם אדם) אפשרות דוא"ל מותר קצת הזדמנות למנוע את המבוכה עדיין עדיין ליידע אותי שהם אכן קיבלו את ההזמנה, אבל לצערי נאלץ לרדת.
כאשר הודעות טקסט הפך פופולרי, התחלתי להוסיף את מספר הטלפון הנייד שלי הזמנות למסיבה, יחד עם פתק שצוין זה יכול לשמש גם כדי להתקשר או טקסט.
מאז הוספת אפשרות טקסט, אחוז RSVP שלי גדל באופן דרסטי.
נראה כי ככל שתספק יותר אפשרויות להגיב באופן אלקטרוני, כך גדל הסיכוי שתצטרך לאסוף תשובות נוספות, לכן המשך והוסף אפשרות דוא"ל וטקסט להזמנות שלך.
- הפוך את "חרטה בלבד"
המונח "מצטער רק" על הזמנה פירושו פשוט כי אתה לא צריך RSVP אם אתה מתכנן לבוא, אבל בבקשה להתקשר ולתת המארחת יודעת אם אתה לא יכול לעשות את זה. למרבה הצער, רוב האנשים נראה לעשות את ההפך: תשובה אם הם באים להתעלם ההזמנה אם הם לא.
במקום להשתמש במונח "חרטות בלבד", למה לא להוסיף פתק שאומר משהו כמו "RSVP רק אם אתה מתכנן להשתתף. כל התגובות לא ייחשבו כ"לא ". מאחר שזו מה שרוב האנשים עושים בכל מקרה, זוהי דרך יעילה להבהיר כי מי שלא מתקשר לא צריך להופיע בכל מקרה ביום של המפלגה.
כן, זה יכול להיחשב גס רוח (הנה אני הולך, נתקע על הכללים הישנים של נימוס שוב), אבל בכנות, תכנון מסיבה עבור קבוצה גדולה של ילדים קשה מספיק בלי את השאלה המתמשכת של אם 16 אנשים שמעולם לא השיב עומד להופיע ברגע האחרון וליצור מחסור של עוגת יום הולדת. ובכל זאת, אם אתה מרגיש כמו הצהרה כזו עלולה להקפיא אותך בפגישה הבאה PTA, קדימה להאשים אותו על מישהו אחר. אם האירוע שלך מוחזק במסיבה של ילדים, למשל, ציין בהערה שלך שהמקום "דורש" ספירת ראש מדויקת עד לתאריך מסוים ולא תוכל להכיל יותר ממה שנדרש. זה בבית? להאשים את קייטרינג - גם אם אתה לא משתמש אחד (עד שהמסיבה קורה, אתה תמיד יכול להגיד שינית את דעתך והחליט ללכת עם פיצה במקום).
- תן להם סיבה תגובה
ייתכן שלא תוכל לפתות את כולם להגיב, אבל אתה יכול לדוג כמה תגובות על ידי הוספת הערות על למה אתה צריך תגובה (מלבד ספירת הראש ברור). לדוגמה, אני אוהב להתאים אישית את הילדים שלי מסיבת יום הולדת טובות . זה הוכיח קשה כמו הילדים שלי עברו את השנים בבית הספר, ויש פעמים הייתי צריך ללכת עם פחות אישי, יותר טובות גנריות. מאז הוספתי הערות שאומרות, "נא להגיב עם האיות הנכון של השם של הילד שלך עבור צדדים מותאמים אישית." זה יעודד כמה מאותם אנשים ברגע האחרון להתחייב במוקדם ולהימנע להופיע שיש לילד שלהם להישאר בחוץ של הכיף.
אתה יכול להשתמש באותה אסטרטגיה כדי לציין כי אתה צריך תשובה מדויקת כדי לוודא שיש לך מספיק עוגות או פרסים עבור משחקי המפלגה. לפעמים, ההורים באמת לא מבינים כי המספרים חשובים בעת תכנון מסיבת יום הולדת, אז אין שום דבר לא בסדר עם בעדינות הצבעה אותו החוצה אליהם.
בסופו של דבר, אין באמת שום דרך להבטיח שכל אורח יגיב בזמן (או בכלל), אבל כמה אסטרטגיות אלה צריך לעודד יותר תשובה מאשר תקן "RSVP על ידי 10/12" צפוי גארנר.